Naast de puur organisatorische taken (zoals bekendmaking verkiezingen aan personeel, bestuurder en vakbonden, kandidaatstelling, inrichting en bemensing verkiezingsposten, telling van de stemmen etc.) heeft de verkiezingscommissie ook een aantal communicatieve taken.

De communicatie rond OR-verkiezingen kent een tweetal aspecten:

• In de eerste plaats gaat het erom het fenomeen ondernemingsraad (weer eens) in de schijnwerpers te plaatsen: beelden bij werknemers over de OR bij te stellen, eventuele weerstanden weg te nemen en mogelijke misverstanden op te heffen.
• In de tweede plaats gaat het erom voldoende kandidaten te werven zodat er straks échte verkiezingen plaatsvinden. Het is prettig als er wat te kiezen valt. Dat is democratisch en brengt een aangename spanning in de organisatie. Mogelijk ontstaan er al spontaan gesprekken over wat (groepen van) werknemers echt belangrijke items vinden, en wat voor hen vraagstukken of knelpunten zijn.
• Maar het is ook prettig om voor tussentijdse vacatures (en de kans dat die ontstaan gedurende een periode van drie jaar is niet ondenkbeeldig) kandidaten in voorraad te hebben. Dat voorkomt tijdrovende en energieverslindende tussentijdse verkiezingen.

Wat werkt wél
Nu is het wat gewaagd om in een tijd waarin veel ondernemingsraden chronische vacatures hebben, te spreken over een overschot aan kandidaten. Maar we hebben de ervaring dat met een gedegen aanpak dat toch haalbaar is.

Voor een heldere communicatie tussen verkiezingscommissie en werknemers kunnen onderstaande uitgangspunten houvast bieden.

• Er is geen betere communicatie dan mondelinge communicatie. Gesprekken bieden de gelegenheid tot dóórvragen, toelichten en een echte dialoog. Kies daarom liever voor interviews dan voor schriftelijke enquêtes als je de werknemers wilt raadplegen.
• Omdat het wel zo is dat ‘weinigen velen vertegenwoordigen’ is het vaak onmogelijk om iedereen of voldoende mensen persoonlijk te spreken. Ondersteun je mondelinge communicatie dan ook met schriftelijke en elektronische communicatieve acties. In de praktijk komt schriftelijk communiceren veruit het meeste voor; dat is vanuit de wens (plicht) om iedereen te bereiken ook heel reëel. Besef echter wel dat het een ‘goede tweede keus’ is die (ideaal gezien) pas ná mondelinge communicatievormen komt.
• Organiseer steun vanuit het management. Vraag de bestuurder of hij de verkiezingen wil ondersteunen door het belang van goede medezeggenschap voor de organisatie te benadrukken. Dit kan hij bovendien uitdragen door in het managementteam aan te geven dat hij volledige medewerking verwacht van de managers als medewerkers zich willen inzetten voor het OR-werk. Besteed hier aandacht aan in de verkiezingskrant.
• Ga er bij verkiezingen vanuit dat het lukt om altijd alle zetels bezet te krijgen. Misschien blijkt het minder goed af te lopen, maar in je communicatie dien je daarop zeker geen voorschot te nemen. Druk je daarom altijd positief uit over je verwachting dat er voldoende kandidaten komen, en dat de OR volledig bezet zal zijn.
• Probeer met je PR de mensen te prikkelen en te interesseren (wees origineel, en: humor mag).
• Hanteer de KISS-aanpak: keep it short and simple.

Wat werkt niet
De praktijk geeft ons ook tips over ‘wat niet werkt’:

• Nietszeggende verslagen van OR-vergaderingen op de publicatieborden hangen.
• Een balpen met opdruk ‘de ondernemingsraad is er voor jou’ uitdelen.
• Taaie jaarverslagen met rijtjes en andere opsommingen publiceren.
• Zonder enige toelichting folders uitdelen.
• Enthousiast, maar amateuristisch knip- en plakwerk uitbrengen.
• Saaie toespraakjes houden.
• Overdaad en meer van hetzelfde.

Iedere onderneming kent zijn eigen cultuur. En dat betekent dat je niet overal op dezelfde wijze dezelfde effecten bereikt. Ook heeft men binnen de ene organisatie meer faciliteiten tot zijn beschikking dan ergens anders. Wat we beschrijven is een basisaanpak. Iedere verkiezingscommissie kan daarop variëren naargelang er behoefte bestaat aan verdieping en op basis van de middelen die beschikbaar zijn.

Wim Dolmans, Kenniscentrum SBI training & advies